Kodėl smulkiam verslui nebesiūlau „Google Workspace“ ir „Microsoft 365“ el. pašto

Sudėtingas paruošimas

Sukurti adresą ir slaptažodį nesunku. Paruošti įmonės paštą taip, kad jis patikimai veiktų su svetaine, telefonu ir kitomis programomis, yra gerokai daugiau darbo.

1. Prijungti domenąPatvirtinti, kad jis priklauso jums, ir nurodyti, kur pristatyti laiškus.
2. Sutvarkyti siuntimąĮrašyti nustatymus, pagal kuriuos kiti tiekėjai tikrina jūsų laiškų siuntėją.
3. Suteikti prieigą darbuotojamsNuspręsti, kas gali skaityti, atsakyti ir keisti nustatymus.
4. Prijungti svetainę ir programasUžklausų formai, sąskaitų programai ar skeneriui gali reikėti atskiro paruošimo.
5. Perkelti senus laiškusIšsaugoti susirašinėjimą ir patikrinti, ar persikėlė priedai.
6. Viską išbandytiSiųsti, gauti, atsakyti ir patikrinti, kaip atkurtumėte duomenis.

Ir „Google“, ir „Microsoft“ instrukcijose rasite domeno nustatymus bei santrumpas SPF, DKIM ir DMARC. Jos susijusios su siuntėjo patikra. Įmonės savininkui neturėtų reikėti jų mokytis vien tam, kad nusiųstų klientui virtuvės remonto kainą.

Dalis tiekėjų kai kuriuos veiksmus atlieka automatiškai. Likusius vis tiek turi padaryti žmogus. Perkant prenumeratą lengva nepastebėti, kiek administravimo darbų lieka jums.

Paruošimo instrukcijos: „Google Workspace“ domeno nustatymai · „Microsoft“ el. pašto nustatymai.

Pagrindinius nustatymus reikia sutvarkyti ir pasirinkus kitą tiekėją. Mažesnė paslauga naudinga tada, kai ja paprasčiau naudotis ir yra žmogus, kuris viską paruošia iki galo.

Mokate už tai, ko nenaudojate

Jei kasdien kartu redaguojate dokumentus, dirbate bendrose skaičiuoklėse ir rengiate vaizdo susitikimus, visas paslaugų paketas gali būti naudingas. Bet jei daugiausia gaunate užklausas ir siunčiate pasiūlymus, pirmiausia skaičiuokite šio darbo kainą.

Keli eurai per mėnesį atrodo nedaug. Padauginkite juos iš darbuotojų skaičiaus ir dvylikos mėnesių. Dar pridėkite paruošimą, priežiūrą ir papildomas paslaugas.

„Microsoft“ turi ir atskirą „Exchange“ planą el. paštui. Jį įtraukiau sąmoningai: lyginti reikia ir pigesnį variantą, o ne apsimesti, kad kiekvienam būtinas visas programų paketas.

Kainų šaltiniai: „Google Workspace“ · „Microsoft 365“ · „Exchange Online“.

Sutartys ir atsisakymas

Mokėti kas mėnesį ir galėti bet kada atsisakyti paslaugos nėra tas pats. Prieš užsakydami patikrinkite, kuriam laikui įsipareigojate.

Pasirinkus metinį „Google“ planą, licencijų skaičių galima didinti, o mažinti – tik pratęsiant sutartį. Atsisakius anksčiau, likusi sutarties suma vis tiek lieka mokėtina. Lankstaus plano sąlygos kitokios.

„Microsoft“ atsisakymo sąlygos priklauso nuo sutarties ir to, iš ko pirkote. Tam tikroms „Microsoft Customer Agreement“ prenumeratoms numatytas septynių dienų laikotarpis po pirkimo ar pratęsimo, per kurį galima nutraukti paslaugą ir atgauti proporcingą sumos dalį. Vėliau išjungtas automatinis pratęsimas paprastai nesutrumpina jau prasidėjusio laikotarpio.

Paprašykite aiškiai nurodyti sutarties pabaigos datą, minimalų įsipareigojimą ir atsisakymo tvarką. Jei perkate per tarpininką, perskaitykite ir jo sąlygas.

Sąlygos: „Google“ metinis ir lankstus planai · „Microsoft“ prenumeratos nutraukimas.

Pasiūlymų siuntimas ir užklausos

Klientui reikia gauti kainą ir aiškų atsakymą. Jums reikia žinoti, ar pasiūlymas jį pasiekė ir kada verta priminti apie save.

Tvarkant el. paštą reikia patikrinti siuntėjo adresą, domeno nustatymus, adresą atsakymams ir klaidų pranešimus. Svetainės formą būtina išbandyti atskirai. Tai, kad jūs gaunate kolegos laišką, dar neįrodo, kad gaunate klientų užklausas iš svetainės.

Pasiūlymas dažnai apima darbų sąrašą, kainą, priedus, patikslinimus ir kliento sutikimą. Pašto dėžutė pati nesutvarko šios eigos. Kartais pasiūlymams reikia atskiros sistemos, o paštas lieka susirašinėjimui.

Pristatymo problemų pasitaiko su bet kuriuo tiekėju. Nei mokama „Google“ ar „Microsoft“ prenumerata, nei kita pašto programa negali garantuoti, kad kiekvienas laiškas pateks į gautuosius.

Apie pristatymą: „Google“ reikalavimai laiškų siuntėjams.

Svetainės ir programų prijungimas

Galite sėkmingai prisijungti prie pašto, nors svetainė tuo metu nebeišsiunčia nė vienos užklausos. Svetainė jungiasi atskirai. Taip pat gali veikti sąskaitų programa, pasiūlymų sistema ar biuro skeneris.

„Microsoft“ siūlo kelis būdus programoms ir įrenginiams siųsti laiškus. Skiriasi prisijungimas, leidimai ir tinklo reikalavimai. Pasirinkti ir paruošti tinkamą būdą vis tiek turi kažkas, kas tai supranta.

Yra ir kitų prisijungimo bei siuntimo būdų. Svarbiausia žinoti, kas prižiūri pasirinktą variantą ir pastebės, jei jis nustos veikti.

Instrukcijos: Programų ir skenerių prijungimas prie „Microsoft“ · „Google“ programų slaptažodžiai.

Darbuotojų prieiga

Vienas visiems duotas slaptažodis nėra geras būdas tvarkyti klientų laiškus. Turi būti aišku, kas gali juos skaityti, kas gali atsakyti ir kaip atjungti išėjusį darbuotoją.

„Microsoft“ leidžia naudoti bendras pašto dėžutes. Tam tikromis sąlygomis iki 50 GB tokiai dėžutei atskiros licencijos nereikia, tačiau ją naudojantiems žmonėms reikia tinkamų licencijų. „Google“ taip pat turi prieigos suteikimo ir grupių sprendimų. Svarbu juos tinkamai parinkti, o ne kiekvienam papildomam adresui iš karto pirkti naują paskyrą.

Dar reikia susitarti, kas atsakingas už klientą: ar kas nors jau atsakė, kas ruošia pasiūlymą, kada vėl susisiekti. Matyti tą patį laišką ir žinoti, kas turi juo pasirūpinti, yra skirtingi dalykai.

Instrukcijos: Bendros „Microsoft“ dėžutės · Prieigos prie „Gmail“ suteikimas · Išėjusio darbuotojo paskyros tvarkymas.

Privatumas ir duomenų saugojimas

Pašte yra klientų adresai, kainos, brėžiniai, sąskaitos ir privatūs pokalbiai. Kur visa tai laikoma ir kaip naudojama, turėtų rūpėti ne mažiau nei mėnesinė paslaugos kaina.

„Google“ aprašo automatinį laiškų apdorojimą šlamštui aptikti, atsakymams siūlyti ir kitoms funkcijoms. Pasirenkamos išmaniosios funkcijos turi atskirus nustatymus. Žinomas pavadinimas neatleidžia nuo būtinybės suprasti, ką įjungėte.

Laiškų apdorojimas funkcijoms suteikti nėra tas pats, kas jų naudojimas bendram dirbtinio intelekto modeliui mokyti. „Google Workspace“ sąlygose nurodoma, kad klientų duomenys nenaudojami generatyviniams DI modeliams mokyti be leidimo ar nurodymo. „Microsoft“ teigia, kad „Microsoft 365 Copilot“ užklausos, atsakymai ir per „Microsoft Graph“ pasiekiami duomenys nenaudojami baziniams modeliams mokyti.

Vis tiek verta paklausti: kurios funkcijos įjungtos, kas turi prieigą, kur laikomos kopijos ir kaip jas išsikelti? Prijungus dar vieną programą ar DI pagalbininką, atsiranda dar vienos sąlygos, kurias reikia suprasti.

Man įmonės pašto paskirtis paprasta: gauti, sutvarkyti, rasti ir atsakyti. Jei verslui nereikia papildomų funkcijų, jų neverta jungti vien todėl, kad jos siūlomos.

Duomenų naudojimas: „Gmail“ duomenų apdorojimas · Išmaniųjų funkcijų nustatymai · „Workspace“ ir DI privatumas · „Microsoft 365 Copilot“ privatumas.

Vietos limitai ir atsarginės kopijos

Asmeninio „Gmail“ paskyros vieta dalijamasi su „Google Drive“ ir „Google Photos“. Jai pasibaigus gali sustoti laiškų siuntimas ir gavimas. Kai vienoje paskyroje laikomos šeimos nuotraukos ir darbo laiškai, šį ryšį lengva pražiūrėti.

Mokami „Workspace“ ir „Microsoft“ verslo planai turi savo limitus ir taisykles. Tikrinkite būtent savo planą.

Laiškai debesyje dar nėra nepriklausoma atsarginė kopija. Atkūrimo galimybė gali turėti terminą. „Microsoft“ nurodo, kad ištrinto naudotojo pašto dėžutę paprastai galima atkurti per 30 dienų. Ilgesniam išsaugojimui reikia tinkamų saugojimo nustatymų arba atsarginių kopijų.

Kopija įmonės kompiuteryje naudinga tik tada, kai ji pilna, pasiekiama ir apsaugota. Mini kompiuteriui taip pat reikia atsarginių kopijų, saugumo atnaujinimų ir aiškaus plano gedimo atveju.

Šaltiniai: „Google“ paskyros vietos limitai · Ištrintos „Microsoft“ dėžutės atkūrimas.

Pagalba, kai paštas neveikia

Užklausa gali neateiti dėl svetainės, siuntimo paslaugos, domeno nustatymų, filtro arba pačios dėžutės. Savininkui reikia žmogaus, kuris patikrintų visą kelią.

„Google Workspace“ ir „Microsoft 365“ turi pagalbą verslo klientams. „Google“ administratorius nukreipia į pagalbos procesą su pokalbio ar el. pašto galimybėmis. „Microsoft“ siūlo ir pagalbą telefonu. Perkant per tarpininką, kreipimosi tvarka gali skirtis.

Problema dažnai yra atsakomybės ribos. Pašto tiekėjas tikrina savo paslaugą, svetainės kūrėjas – formą, o kitą programą prižiūri trečias žmogus. Kažkas turi sujungti jų atsakymus ir sutvarkyti gedimą.

Smulkiam verslui siūlyčiau vieną aiškų kontaktą, sutartą priežiūros apimtį ir atsakymo laiką. Mažesnis tiekėjas vertas dėmesio tada, kai iš tikrųjų prisiima šią atsakomybę.

Pagalbos tvarka: „Google Workspace“ pagalba · „Microsoft 365“ pagalba.

Užblokuotos paskyros

Dar viena priežastis nelaikyti vienintelės svarbių duomenų kopijos už vieno prisijungimo – paskyros apribojimai. Tiekėjai taiko savo taisykles, o jų sprendimai gali būti klaidingi.

„Google“ nurodo, kad atmetus apeliaciją paskyra gali likti išjungta, o jos duomenys gali būti ištrinti. Atsisiųsti duomenis leidžiama ne visais atvejais.

Atskira kopija gali išsaugoti anksčiau nukopijuotą susirašinėjimą. Ji savaime neatkurs siuntimo ir negaus naujų laiškų į užblokuotą dėžutę. Todėl reikia valdyti savo domeną, turėti atkūrimo kontaktus ir žinoti, kaip prireikus persikelti kitur.

Taisyklės: „Google“ paskyros išjungimas ir apeliacija.

Pašto tiekėjo keitimas

Įmonės adresas neprivalo būti visam laikui susietas su vienu tiekėju. Jei valdote savo domeną, adresą, pavyzdžiui, info@jusuimone.lt, paprastai galite pasilikti perkeldami paštą kitur. Asmeninio @gmail.com adreso perkelti į kito tiekėjo serverius negalima.

Kuo daugiau paslaugų pririšote prie vienos paskyros, tuo daugiau reikės patikrinti. Laiškai, kalendoriai, failai, bendri dokumentai ir prisijungimai prie kitų sistemų yra atskiros perkėlimo dalys.

1. Surašykite, ką naudojate. Adresus, darbuotojų prieigą, senus laiškus ir svetainės jungtis.
2. Paruoškite naują sistemą. Sukurkite paskyras, paskirkite prieigą ir patikrinkite atsargines kopijas.
3. Perkelkite ir patikrinkite duomenis. Atverkite svarbius laiškus ir priedus. Vien laiškų skaičiaus neužtenka.
4. Perjunkite ir išbandykite. Patikrinkite gavimą, siuntimą, atsakymus ir svetainės formas.
5. Seną paslaugą uždarykite tinkamu laiku. Palikite laiko vėluojantiems laiškams, duomenų eksportui ir įvertinkite sutarties sąlygas.

Dar prieš pasirinkdami naują tiekėją paklauskite, kaip iš jo išeisite. Galimybė išsikelti laiškus naudingu formatu ir aiški perdavimo tvarka yra svarbiau už pažadą, kad keisti paslaugos niekada neprireiks.

„JoinedInbox“ alternatyva

Nedidelei įmonei, norinčiai sujungti turimas pašto dėžutes, siūlyčiau apsvarstyti „JoinedInbox“. Jis prijungia palaikomas paskyras, kad vienoje vietoje galėtumėte skaityti, ieškoti laiškų ir atsakyti kompiuteriu arba telefonu.

Komandos prieiga, užklausų priskyrimas ir pastabos padeda susitarti, kas rūpinasi konkrečiu klientu. Nebereikia spėlioti, ar kolega jau atsakė.

„JoinedInbox“ privatumo politikoje nurodoma, kad laiškų turinys nenaudojamas profiliavimui, neparduodamas ir nenaudojamas modeliams mokyti. Paslaugai veikti laiškai vis tiek saugomi ir indeksuojami paieškai. Prijungti pašto tiekėjai ir toliau dalyvauja siunčiant bei gaunant laiškus.

Apie paslaugą: „JoinedInbox“ galimybės · Privatumo politika.

Tiekėjo serveryje veikiantis „Single“ planas vienam žmogui prasideda nuo 30 € per metus. Galima prijungti iki trijų paskyrų, suteikiama 10 GB vietos. Už pačias pašto dėžutes kitam tiekėjui gali tekti mokėti atskirai. Laiškų perkėlimas, paruošimas ir priežiūra yra atskiros paslaugos. Įdiegimo jūsų mini kompiuteryje kaina derinama pagal darbų apimtį.

Planai: „JoinedInbox“ kainos.

Rinktis reikia visą el. pašto sprendimą: kur gaunami ir siunčiami laiškai, kaip juos tvarkote, kas turi prieigą, kur yra kopijos ir kas atsako už veikimą.

Parašykite, kokiais adresais naudojatės, kiek žmonių reikia prieigos ir kas dabar trukdo dirbti. Peržiūrėsiu situaciją ir pasiūlysiu, ką verta keisti bei kiek tai kainuotų.

„JoinedInbox“ planai ir įdiegimas →

Susisiekti dėl įmonės el. pašto →

AWD teikia mokamas „JoinedInbox“ paruošimo ir priežiūros paslaugas. Čia paaiškinu savo rekomendaciją, tai nėra nepriklausoma produkto apžvalga. Mažesniam tiekėjui taip pat būtini saugumo sprendimai, atsarginės kopijos ir galimybė persikelti kitur.